Effizienter Katalogaufbau: So integrieren Sie externe Datenquellen automatisch in Ihre InDesign-Erweiterung

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Automatisierte Katalogerstellung mit Adobe InDesign: externe Datenquellen direkt im Layout nutzen

Jede Aktualisierung Ihres Katalogs kostet Nerven: neue Preise, geänderte Artikel, frische Bilder – und Sie schieben Daten endlos von Excel nach Adobe InDesign. Doch was wäre, wenn Ihr Katalog alle Änderungen automatisch ins Layout zieht? Direkt aus Excel, Ihrem ERP- oder PIM-System – ohne aufwändiges Kopieren, ohne Fehler, ohne Stress.

Externe Datenquellen in InDesign integrieren und Pflegezeiten über 90 % reduzieren

Mit einer intelligenten und direkten Anbindung externer Datenquellen mittels einer InDesign-Erweiterung von T+S vermeiden Sie nicht nur die typischen Fehler manueller Pflege, sondern sparen auch noch Zeit. Unternehmen, die ihre Preisdaten automatisiert synchronisieren, berichten von über 90 % weniger Pflegeaufwand und erheblich kürzeren Produktionszeiten. Ihr Team gewinnt wieder Zeit fürs eigentliche Design statt Stunden mit mühsamem Copy & Paste zu vergeuden.

Typische Dateiformate für die Übergabe von Produktdaten an InDesign-Erweiterungen sind:

  • CSV-Dateien
  • Excel-Dateien (XLSX)
  • XML-Dateien
  • JSON-Dateien

Generell kann eine InDesign-Erweiterung diese Dateiformate nutzen, um Produktdaten einzulesen. Je nach Komplexität des Kataloglayouts oder der zu automatisierenden Aufgabe kann das eine oder andere Format von Vorteilen sein. Um für ein Preisupdate Preisinformationen (Artikelnummer, Staffelmenge, Preis) an eine InDesign-Erweiterung zu übergeben, ist eine CSV-Datei ausreichend. Für einen komplexen Katalog mit mehrstufigen hierarchischen Strukturen und Bildinformationen hingegen ist eine XML-Datei oder JSON-Datei von Vorteil.

5 Methoden zur Integration von Produktdaten in InDesign-Erweiterungen im Überblick

1. Copy & Paste von Tabellendaten – Einstiegslösung

Sie öffnen Excel, kopieren einen Tabellenblock in die Zwischenablage und fügen diese Daten in ein Textfeld in der InDesign-Erweiterung ein. Die InDesign-Erweiterung prüft, ob alle erwarteten Spaltennamen vorhanden sind. Damit werden Fehler beim Kopieren vermieden. Anschließend erzeugt die InDesign-Erweiterung automatisch mit den eingefügten Daten das Kataloglayout oder aktualisiert einen Preiskatalog.

2. Datei-Import per Dialog – Solide Basis

In der InDesign-Erweiterung öffnen Sie eine Datei-Dialog-Maske, navigieren zur Datendatei und lesen CSV-, XML-, Excel- oder JSON-Dateien ein. Die InDesign-Erweiterung prüft auch hier die Daten auf Konsistenz und übernimmt nur fehlerfreie Inhalte. Im nächsten Schritt verwendet die InDesign-Erweiterung die eingelesenen Daten, um einen Katalog automatisch zu erzeugen oder Preise zu aktualisieren.

3. REST-API Integration – Profi-Methode

Die effizienteste Lösung, um Daten in Ihre InDesign-Erweiterung zu bringen, ist eine direkte Verbindung zum externen Programmm, wie einem ERP- oder PIM-System. Dafür bieten viele eine REST-Schnittstelle an, über die Ihre InDesign-Erweiterung die Daten automatisch abruft. Das Beste daran: Mit nur einem Klick stehen Ihnen alle aktuellen Informationen sofort in InDesign zur Verfügung – bereit, um ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeitet zu werden.

4. Automatischer Import (File Watcher)

Beim Start der InDesign-Erweiterung werden Daten (XML, CSV, JSON) aus einem voreingestellten Verzeichnis in die InDesign-Erweiterung eingelesen. Diese Dateien können von externen Programmen aktualisiert werden. Bei jeder Veränderung der Dateien liest sie die Erweiterung neu ein.

5. Externe Trigger mit InDesign Server

Für große Datenmengen im Hintergrund: Der Adobe InDesign-Server erstellt automatisch fertige Produktblätter, sobald externe Anwendungen neue Daten bereitstellen. Der Prozess eignet sich für vollautomatische Publikationserstellung ohne Interaktion durch einen Anwender.

Praxisnutzen: Aktualisierte Publikationen in Stunden statt Wochen

Stellen Sie sich vor: Statt Stunden mit Copy & Paste zu verlieren, benötigen Sie nur noch wenige Minuten für einen kompletten vollautomatischen Katalog- oder Preisupdate. Kunden, die ihre Publikationsprozesse mit einer InDesign-Erweiterung von T+S automatisieren, sparen regelmäßig über 90 % Zeit und vermeiden teure Korrekturläufe.

Fazit: Ihr nächster Effizienzsprung

Automatisierte Datenintegration mittels einer InDesign-Erweiterung von T+S macht aus InDesign Ihr produktivstes Werkzeug. Keine mühsame Handarbeit, keine fehlerhaften Tabellen – nur saubere Layouts in Rekordzeit. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt: Buchen Sie ein kurzes Beratungsgespräch und sehen Sie live, wie einfach Ihr Katalogprozess automatisiert werden kann.

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Wie Sie Ihre manuell gestalteten Kataloge zukunftssicher machen

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Wie Sie Ihre manuell gestalteten Preiskataloge in Adobe InDesign zukunftssicher machen

Preiskataloge sind das Herzstück vieler Unternehmen – doch gerade manuell gestaltete Kataloge können im Laufe der Jahre schnell unübersichtlich, inkonsistent oder schwer wartbar werden. Mit ein paar bewährten Methoden und den richtigen InDesign-Funktionen sichern Sie sich langfristig Effizienz, Konsistenz und Aktualität. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Preiskataloge zukunftssicher gestalten.

Best Practices: Formate, Musterseiten und Vorlagen

Ein sauber strukturierter Katalog basiert auf konsequenter Nutzung von Zeichen-, Absatz-, Objekt-, Tabellen- und Zellenformaten. Diese Formate sind das Fundament für effizientes Arbeiten und ein einheitliches Erscheinungsbild:

  • Arbeiten Sie schneller mit Formaten: Statt jede Überschrift, jeden Preis und jede Produktbeschreibung einzeln zu formatieren, definieren Sie einmal ein Format und wenden es beliebig oft an. Änderungen – etwa an der Schriftgröße oder Farbe – lassen sich zentral steuern: Sie passen das Format an, und alle betroffenen Elemente im gesamten Katalog aktualisieren sich automatisch.
  • Erschaffen Sie Konsistenz über Jahre: Selbst wenn verschiedene Grafiker an Ihrem Katalog arbeiten, bleibt das Layout dank der Formate und Vorlagen immer einheitlich. Das sorgt für einen professionellen Auftritt und erleichtert die Pflege über viele Ausgaben hinweg.
  • Bleiben Sie flexibel bei Designänderungen: Soll das Erscheinungsbild Ihres Katalogs modernisiert werden, ändern Sie einfach die hinterlegten Formate – und das komplette Dokument passt sich an.
  • Strukturieren Sie  Dokumente effizient: Nutzen Sie Musterseiten für wiederkehrende Elemente wie Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen oder Logos. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.
  • Verwalten Sie umfangreiche Kataloge optimal: Bei sehr umfangreichen Katalogen empfiehlt sich die InDesign-Buchfunktion. Sie können viele kleinere InDesign-Dateien (z. B. je 50–100 Seiten) zu einem Buch zusammenfassen. Das erleichtert die Verarbeitung, hält die Dateigröße gering und ermöglicht die zentrale Steuerung von Formaten und Layouts über alle Einzeldokumente hinweg.

Automatisierung: Preisaktualisierungen auf Knopfdruck

Manuelle Preisupdates sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Moderne InDesign-Erweiterungen von T+S bieten hier enorme Vorteile:

  • Binden Sie Ihre Preisdaten direkt an: Verbinden Sie Ihren Katalog direkt mit Ihrer Preisquelle – etwa einem ERP-System oder einer Excel-Datei. So werden Preisänderungen automatisch auf Knopfdruck in das Layout übernommen. Über Protokolldateien erhalten Sie schnelle Rückmeldung, wenn Artikelnummern im Katalog keine entsprechende Preisinformation im ERP-System haben sollten.
  • Aktualisieren Sie mit einem Klick: Ein Klick genügt, und alle Preise im Katalog sind auf dem neuesten Stand. Das minimiert Fehler und spart Zeit. Last-Minute-Änderungen an Preisen auch kurz vor Drucklegung problemlos möglich.
  • Immer aktuelle Katalogpreise: Ihre Kunden erhalten stets die korrekten Preise – und Sie vermeiden unprofessionelle Notlösungen wie Aufkleber mit Preisaufschlägen.

Effiziente und zukunftssichere Katalogproduktion

Mit der konsequenten Nutzung von InDesign-Formaten, Musterseiten, der Buchfunktion und modernen Automatisierungslösungen machen Sie Ihre Preiskataloge nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher. So bleibt Ihr Katalog auch in den kommenden Jahren flexibel, aktuell und professionell – unabhängig davon, wer ihn pflegt oder wie sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.

Zukunftssichere Katalogproduktion mit InDesign-Scripting

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Effizienzsteigerung durch InDesign-Scripting im Zusammenspiel mit KI

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Automatische Textkürzungen in Adobe InDesign: Effizienzsteigerung durch InDesign-Scripting im Zusammenspiel mit KI

Wenn der Abgabetermin für die Broschüre an die Druckerei näher rückt, steigt die Nervosität aller Beteiligten. Grafikern und Textern bleibt oft nichts anderes übrig, als Überstunden zu leisten, um die Publikation rechtzeitig und in der gewünschten Qualität fertigzustellen. Wäre es da nicht hilfreich, die Abstimmungsprozesse zwischen Grafik, Lektorat und Textern im Vorfeld zu straffen, um Stress zu vermeiden?

Die Aufgabenstellung: In einem Verlag wurden Manuskripte bisher an Grafiker übergeben, die diese in das Reinlayout in einem InDesign-Dokument übertrugen. Dabei stellte sich oft heraus, dass manche Texte zu lang für die vordefinierten Textrahmen im InDesign-Layout waren. Die zu langen Texte mussten dann von den Textern gekürzt und erneut an die Grafiker geliefert werden. Dieser Prozess wiederholte sich teilweise mehrfach, bis alle Texte genau die richtige Länge aufwiesen. Der Verlag benötigte daher eine Erweiterung für Adobe InDesign, die mittels InDesign-Scripting überlaufenden Text in Textrahmen automatisch so bearbeitet, dass kein Überlauf mehr entsteht. Mithilfe von KI-Funktionen sollten Texte gekürzt werden, indem Nebensätze gestrichen, Synonyme verwendet, Füllwörter vermieden und Adjektive eingesetzt werden.

Die Lösung: T+S entwickelte eine Adobe InDesign-Erweiterung, mit der der Grafiker bestimmen kann, durch welche Maßnahmen ein Text gekürzt werden soll:

  • Nebensätze streichen
  • Synonyme verwenden
  • Füllwörter vermeiden
  • Adjektive verwenden

Die Erweiterung erstellt automatisch einen KI-Prompt mit Kürzungsanweisungen und dem zu kürzenden Text, der an OpenAI gesendet wird. Anschließend wird von der InDesign-Erweiterung der gekürzte Text anstelle des ursprünglichen langen Textes in den Textrahmen eingesetzt. Sollte der Text noch immer zu lang sein, werden je nach Einstellung entweder vollautomatisch angepasste KI-Prompts durch die InDesign-Erweiterung erstellt, oder der Grafiker gibt explizite Anweisungen welche weiteren Kürzungsmaßnamen vorgenommen werden sollen.

Die KI kürzt den Text so, dass er in den Textrahmen passt und gleichzeitig die zentrale Aussage des Textes erhalten bleibt. Durch den Einsatz von KI sparen Layouter, Texter und Lektorat wertvolle Zeit. Das aufwändige Hin und Her bei der Kürzung von Texten gehört der Vergangenheit an. Die lange Version des Textes bleibt im Hintergrund des InDesign-Dokuments erhalten. Sollte die maschinengenerierte Kürzung nicht optimal sein, kann die ursprüngliche Version des Textes jederzeit durch den Grafiker wiederhergestellt und anschließend manuell durch den Texter gekürzt werden.

Durch die Verknüpfung von InDesign-Scripting mit künstlicher Intelligenz (KI) konnte der Kunde die internen Abstimmungsprozesse deutlich verkürzen und effizientere Abläufe bei der Erstellung von Publikationen schaffen, was wiederum alle Beteiligten entlastet.

Effizienzsteigerung durch InDesign-Scripting im Zusammenspiel mit KI

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Update von Staffelpreisen und Staffelmengen

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Effiziente Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in InDesign-Preiskatalogen

Die Aktualisierung von Preisen in einem manuell erstellen InDesign-Preiskatalog steht an. Einen Blick in den Katalog verrät: Die Preise sind mit Staffeln verbunden, organisiert in Tabellen. Jede Tabelle wartet darauf, abgearbeitet zu werden. Das erfordert stundenlanges, ja tagelanges, Kopieren und Einfügen, aus einer Excel-Tabelle rein ins InDesign-Dokument.

Und wenn nicht nur die Preise, sondern auch die Staffelmengen, zu aktualisieren sind? Dann gibt es eben noch mehr Arbeit pro Tabelle. Die Preisstaffeln im InDesign-Dokument müssen doch an die neuen Vorgaben einer Excel-Tabelle aus dem ERP-System angepasst werden.

Die Aktualisierung eines Kataloges mit 2000 Artikeln und 4 Staffelmengen pro Artikel kann inklusive Korrekturlesen schon mal zwei bis drei Wochen in Anspruch nehmen.

Zusätzlich ist die manuelle Aktualisierung durch das ständige Kopieren und Einfügen sehr fehleranfällig. Es ist verständlich, dass solche Aufgaben gerne aufgeschoben werden und unter Grafikern unbeliebt sind.

Automatisches Update  von Preislisten mit InDesign-Plugin

Wir von T+S erleichtern Ihnen die Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in Ihrem Preiskatalog – mithilfe einer speziellen InDesign-Erweiterung verbinden wir Excel mit InDesign. Damit bringen Sie alle Preise und Staffelmengen in jeder Tabelle und jedem Block blitzschnell und fehlerfrei auf den neuesten Stand.

So entsteht ein optimierter Produktkatalog mit genauen und aktuellen Informationen, unabhängig von der Anzahl der dargestellten Staffelpreise.

Optimale Anpassung an verschiedene Preisdarstellungsformate

Die InDesign-Erweiterung von T+S berücksichtigt verschiedenste Staffelmengen- und Staffelpreislayouts.

Die Staffeln in der Tabelle können horizontal oder vertikal in Tabellen formatiert sein. Unsere InDesign-Erweiterung aktualisiert die gesamten Tabellen schnell und präzise, egal wie die Darstellung aussieht.

Horizontale Darstellung im Layout des InDesign-Preiskatalogs
Vertikale Darstellung im Layout des InDesign-Preiskatalogs

Welche Datenquellen verarbeitet das InDesign-Plugin?

Das Plugin arbeitet mit folgenden Datenquellen:

  • Excel-Dateien
  • CSV-Dateien
  • JSON-Dateien
  • XML-Dateien
  • REST-Webservice

Die beiden häufigsten Preisstrukturen, die wir in unseren täglichen Arbeit sehen, sind unten dargestellt. 

Solange die Informationen über Preisen und Staffelmengen in Tabellenform organisiert sind, werden die Preis- und Staffeldaten korrekt gelesen und damit die Preise und Staffelmengen in den InDesign-Tabellen aktualisiert.

Vorteile einer automatischen Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen im InDesign-Preiskatalog

Über ein InDesign-Plugin wird jede einzelne Tabelle in Ihrem Katalog direkt aus dem ERP-System mit den richtigen Daten versorgt. Das bietet Ihnen folgende Vorteile an:

  • 100 % Übereinstimmung: Preise und Mengen im InDesign-Dokument stimmen mit den Vorgaben aus dem ERP-System überein.
  • Schnelligkeit und Effizienz: Die Preis- und Staffelmengen-Aktualisierung wird schnell und ohne großen Aufwand abgeschlossen.
  • Flexibilität: Last-Minute-Änderungen sind jederzeit möglich.
  • Transparenz: Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Preis- und Staffelmengen geändert wurden und welche unverändert blieben. Dies erleichtert die Kontrolle und beschleunigt alle Prozesse.
  • Fehlererkennung: Falsche Artikelnummern im InDesign-Dokument können leicht identifiziert und korrigiert werden.

Mit Leichtigkeit einen Katalog mit aktuellen Staffelpreisen generieren

Dank der InDesign-Erweiterung von T+S wird die lästige Arbeit der Preiskatalog-Aktualisierung zum Vergnügen. Mit nur einem Klick aktualisieren Sie alle Staffelmengen und Staffelpreise – so oft Sie wollen, wann Sie wollen.

Werden Sie in Ihrem Unternehmen für Effizienz und Zuverlässigkeit bekannt, indem Sie Ihre Kataloge effizient aktualisieren – mit einer InDesign-Erweiterung von T+S. Entdecken Sie, wie einfach und mühelos die Aktualisierung Ihrer Preiskataloge sein kann!

Automatisieren Sie noch heute die Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in Ihren Preiskatalogen

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Wie Kataloge in Fremdsprachen effizient produziert werden

Automatisierung / /

Kategorie: Automatisierung

InDesign Erweiterung automatisiert Lokalisierung

Fremdsprachige Produktkataloge sind wichtig, um in internationalen Märkten Kunden anzusprechen. Ein Katalog, der das angebotene Sortiment gut beschreibt und illustriert – in einer oder mehreren Fremdsprachenversionen – kann Verkäufe im jeweiligen Markt ankurbeln.

Bei der Katalogproduktion in einer fremdsprachigen Version, auch Lokalisierung genannt, fangen viele Firmen im deutschsprachigen Raum mit dem Bekannten an, also mit einem Katalog in der deutschen Sprache. Sobald der deutsche Katalog fertig erstellt ist, besteht die Aufgabe darin, aus dem manuell erstellten deutschen Katalog (Master-Katalog) eine fremdsprachige Version zu erstellen.

Schnell erkennt die Marketingabteilung jedoch, dass ohne Automation die Katalogproduktion sehr aufwendig sein kann. Ein häufiges Vorgehen ist es, mit Copy & Paste alle Texte aus dem deutschen Katalog in ein Excel-Dokument zu übertragen. Anschließend übersetzt eine Agentur oder freiberufliche(r) Übersetzer:in alle deutschen Texte in der Excel-Datei in die gewünschte Zielsprache. Schließlich werden im InDesign-Katalog, ausgehend von den deutschen Texten, alle Übersetzungen per Copy & Paste an den richtigen Stellen eingefügt und dabei die deutschen Texte ersetzt.

Der manuelle Copy & Paste-Prozess ist zeitaufwändig, ineffizient und fehleranfällig. Außerdem wiederholt er sich bei jeder neuen Katalog-Auflage und bei jeder Fremdsprache, in der der Katalog produziert wird.

Wie kann eine InDesign-Erweiterung von T+S helfen, einen fremdsprachigen Katalog zu produzieren – schnell, einfach und fehlerfrei?

Die automatisierte Katalogproduktion erfolgt mit einer InDesign-Erweiterung in drei Schritten:

  1. Die InDesign-Erweiterung markiert alle deutschen Texte im InDesign-Katalog (Master-Katalog) mit der InDesign-Funktion „Bedingter Text“ als „deutsch“ und speichert sie in ein Excel-Arbeitsblatt. Identische deutsche Texte, die mehrmals im Katalog vorkommen, werden nur einmal in das Excel-Arbeitsblatt aufgenommen.
  2. Eine Übersetzungsagentur oder Übersetzer:in übersetzt alle deutschen Begriffe in der Excel-Tabelle in die gewünschte Zielsprache und fügt die fremdsprachlichen Begriffe in einer weiteren Spalte des Excel-Arbeitsblatts ein.
  3. Das Excel-Arbeitsblatt mit den deutschen und übersetzten Begriffen wird in die InDesign-Erweiterung eingelesen. Auf Knopfdruck ergänzt die Erweiterung die in Schritt 1 mit „deutsch“ markierten Begriffen mit den entsprechenden fremdsprachlichen Begriffen aus der Excel-Tabelle. Die fremdsprachlichen Begriffe werden dabei als „Bedingter Text“ in der Zielsprache markiert. Sobald alle mit „deutsch“ markierten Texte ein fremdsprachliches Pendant haben, liegt der fremdsprachige Katalog vollständig vor.

Die InDesign-Funktion „Bedingter Text“ ermöglicht es, in einem InDesign-Dokument mehrere Sprachversionen zu verwalten und mit einem Mausklick zwischen den Versionen hin- und her zu schalten. (Mit einem Klick können Sie in unserem Blog-Beitrag ein Beispiel für den Einsatz von „Bedingter Text“ ansehen.)

Wenn im Katalog bei künftigen Überarbeitungen deutsche Texte geändert beziehungsweise hinzugefügt werden, für die es nach der Änderung keine fremdsprachliche Übersetzung in der Excel-Tabelle gibt, können diese Texte durch die InDesign-Erweiterung gezielt gefunden werden. Bei Folgeauflagen werden nur die geänderten deutschen Texte übersetzt – alle anderen haben bereits Entsprechungen in der Excel-Tabelle.

Durch die Nutzung einer InDesign-Erweiterung von T+S, die automatisiert Texte aus Katalogen entnimmt, ein Excel-Wörterbuch aufbaut und Übersetzungen wiederverwendet, wird die Lokalisierung von Katalogen um ein Vielfaches erleichtert. Vor allem bei Folgeauflagen wird durch die gezielte Identifizierung von fehlenden Übersetzungen wertvolle Zeit eingespart.

Möchten Sie mehr zum Thema Katalogproduktion oder InDesign-Erweiterungen erfahren?

Möchten Sie ihre Katalogproduktion mit T+S diskutieren, um Ideen für deren Automatisierung zu
bekommen, dann wenden Sie sich bitte an unsere InDesign-Experten
Telefon: +49 89 54746 433

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InDesign und WebDAV im Zusammenspiel

Automatisierung / /

Kategorie: Automatisierung

InDesign ist die leistungsstärkste Software in der Grafik- und Designbranche. WebDAV, auf der anderen Seite, ist ein Protokoll, das verwendet wird, um Bilddateien in der Cloud zu speichern, zu organisieren, zu teilen oder in InDesign zu verarbeiten. In diesem Blog werden wir uns damit beschäftigen, wie InDesign und WebDAV zusammenarbeiten können und welche Vorteile diese Kombination bietet.

Zusammenarbeit im Team

WebDAV ist eine Erweiterung des HTTP-Protokolls, mit der Benutzer auf einem Server gespeicherte Dateien bearbeiten und verwalten können. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer an einem Projekt arbeiten und Zugriff auf dieselben Dateien benötigen. InDesign unterstützt die Verwendung von WebDAV-Servern, um Dateien auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. WebDAV bietet zudem eine flexible Möglichkeit zur Verwaltung von Benutzerrechten, die es Administratoren ermöglicht, den Zugriff auf Dateien und Verzeichnisse auf der Ebene von Benutzern und Gruppen zu steuern.

Die Vorteile

Eine der Hauptvorteile der Verwendung von InDesign mit WebDAV besteht darin, dass alle Projektbeteiligten auf dieselbe Dateiversion zugreifen können. Wenn eine Person eine Änderung an einer Datei vornimmt, wird diese Änderung sofort auf dem WebDAV-Server gespeichert und ist für alle anderen Benutzer sofort verfügbar. Dies ermöglicht es, schnell Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass jeder auf dem neuesten Stand ist. 
Hinzu kommt, dass WebDAV plattformunabhängig ist und sogar für Smartphones zur Verfügung steht.

Leichte Bearbeitung

Eine weitere nützliche Funktion von WebDAV ist, dass Benutzer Bilder direkt in InDesign öffnen und bearbeiten können, ohne sie auf ihren lokalen Computer herunterladen zu müssen. Auf diese Weise können Benutzer schnell und einfach Änderungen an Dateien vornehmen, ohne dass sie lokal gespeichert werden müssen.
Alternativ kann auch bspw. im Windows Explorer eine WebDAV-Verbindung hergestellt werden, sodass man in der gewohnten Umgebung mit den Dateien arbeiten kann.

Voraussetzungen

Wenn Sie InDesign mit einem WebDAV-Server verwenden, müssen Sie jedoch einige Dinge beachten. Zum einen müssen Sie sicherstellen, dass der WebDAV-Server ordnungsgemäß eingerichtet ist und über ausreichend Speicherplatz verfügt, um alle Dateien zu speichern. Zum anderen sollten Sie sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten über eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung verfügen, damit Dateien schnell und reibungslos übertragen werden können.

Fazit

Insgesamt bietet die Verwendung von InDesign mit WebDAV viele Vorteile, insbesondere wenn es darum geht, gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten über die notwendigen Kenntnisse und Ressourcen verfügen, um das volle Potenzial dieser leistungsstarken Kombination zu nutzen.

Verbinden Sie WebDAV mit InDesign

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Mit InDesign automatisch Etiketten aus PIM-System erstellen

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Kategorie: Automatisierung

Adobe InDesign eignet sich hervorragend für die automatisierte Erstellung von Etiketten von Produktverpackungen. Für die fehlerfreie Generierung von Etiketten laden Sie mit einer InDesign-Erweiterung Produktdaten aus einem ERP-System oder PIM-System und befüllen damit vorbereitete InDesign Dokumentvorlagen. Damit entfällt das manuelle Copy & Paste der Etiketteninhalte aus Excel-Listen, wodurch Ihre Produktetiketten fehlerfrei erzeugt werden. Die Fehlerfreiheit ist besonders wichtig bei der Erstellung von Verpackungen, Begleitpapieren und Aufklebeetiketten für Pharma-, Medizin- und Gesundheitsprodukte.

Eine von T+S entwickelte InDesign-Erweiterung nimmt Rücksicht auf Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse. Sie haben die volle Kontrolle über das Aussehen und den Inhalt der Etiketten und Labels. Durch die direkte Anbindung von InDesign an Ihr ERP-System oder PIM-System ist sichergestellt, dass immer aktuelle Produktdaten verwendet werden. Die Produktetiketten werden mit zentral verwalteten Dokument-Vorlagen erstellt, wodurch ausgeschlossen ist, dass aus Versehen lokal gespeicherte oder veraltete Vorlagen verwendet werden. Die Programm-Logik in der InDesign-Erweiterung überwacht die Platzierung von Grafiken und Texten, passt Überläufe automatisch nach vorgegebenen Regeln an und weist auf mögliche Probleme hin.

Eine individuelle InDesign-Erweiterung als Bindeglied zwischen Content und Layout

Zentrales Bindeglied zwischen der Datenquelle und der Ausleitung ist eine für Ihre Anforderungen speziell entwickelte InDesign-Erweiterung. Sie rufen diese InDesign-Erweiterung direkt in InDesign über den Menüpunkt »Fenster »Erweiterungen auf. Innerhalb der Erweiterung öffnen Sie jetzt entweder eine CSV-Datei, XML-Datei oder Excel-Datei, oder Sie rufen die Produktdaten direkt aus Ihrem PIM-System oder ERP-System über einen Webservice (REST-Schnittstelle) ab.

Auf Knopfdruck generieren Sie die benötigten Etiketten in den benötigten Sprachversionen und Varianten. In den verwendeten InDesign-Vorlagen wurden Regeln hinterlegt, die Bilder und Texte vollautomatisch platzieren. Wenn Inhalte nicht in den vorhandenen Platz der Vorlage passen, kann eine spezielle Logik den Inhalt anpassen und den Benutzer im Zweifel darauf hinweisen, dass Inhalte nicht vollständig platziert werden konnten. So konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und überlassen die Fleißarbeit dem System.

Die InDesign-Erweiterung wird speziell für Ihren individuellen Fall entwickelt, wodurch sichergestellt wird, dass alle Ihre Anforderungen berücksichtigt werden. Durch die Anbindung von Adobe InDesign Server an ein PIM- oder ERP-System ist die vollautomatische Generierung von Plaketten und Labels im Hintergrund möglich. 

Erfolg in mehreren Schritten

Für die Planung einer erfolgreichen Druckausleitung analysiert T+S das Projekt in mehreren Schritten. Wichtig sind Fragen wie:

  • Welche Daten sind in der Datenquelle vorhanden?
  • Welche Daten sollen in der Publikation veröffentlicht werden?
  • Stehen alle Bilder direkt zur Verfügung? Oder müssen sie vor dem Platzieren von einem zentralen Verzeichnis heruntergeladen werden?
  • Welche Anforderungen bzgl. Automatismen bestehen an die Publikation? Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es an die Etiketten?

Bei der Beantwortung dieser Fragen betrachtet T+S ganzheitlich die vorhandene Strukturen, bewährte Abläufe und die gewünschten Anpassungen. Durch die richtige Analyse und Vorbereitung der Prozesse sparen Unternehmen viel Zeit und Kosten bei der automatischen Generierung von Produktetiketten.

Vorteile der automatisierten Erstellung von Produktetiketten

Die manuelle Übertragung von Daten aus einer Textdatei in ein InDesign-Dokument ist immer fehleranfällig. Je mehr Varianten oder Sprachversionen es gibt, je mehr Einzelinformationen es manuell zu übertragen gilt, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine Unachtsamkeit beim Kopieren zu einem Fehler führt. 

Nur mit der automatisierten Etikettenproduktion auf Knopfdruck ist gewährleistet, dass aktuelle Produktinformationen aus dem ERP-System oder PIM-System immer an die richtige Stelle innerhalb des Etiketts ausgespielt werden. Gesetzliche Vorgaben werden  auf diese Weise eingehalten, da alle Platzierungsregeln in der InDesign-Erweiterung hinterlegt sind. Wenn Informationen fehlten, weißt die InDesign-Erweiterung darauf hin.

Eine InDesign-Erweiterung für die automatische Generierung von Produktetiketten wird nach Ihren Vorgaben entwickelt und nimmt zu 100% auf Ihre Bedürfnisse Rücksicht. Gleichzeitig greifen Sie beim Einsatz von Adobe InDesign auf den vollen Funktionsumfang von InDesign zurück, wie beispielsweise dem dynamischen Erzeugen von QR-Codes. Spezielle Funktionen, die nicht standardmäßig in Adobe InDesign enthalten sind – wie die Erzeugung eines EAN-Codes – werden durch den Einsatz von InDesign-Scripting nachgerüstet. 

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InDesign-Scripting, InDesign-Erweiterung, InDesign-Plugin: was sie sind und wie sie im Publishing-Alltag Grafikern, Marketingleitern und Geschäftsführern helfen

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Kategorie: Automatisierung

Was ist InDesign-Scripting?

Scripting in Adobe InDesign ist eine Methode, um Funktionen in InDesign in einem Programm zu verwenden. Ein InDesign-Script besteht aus JavaScript-Code. Wenn Adobe InDesign den Programmcode ausführt, werden Aufgaben innerhalb von InDesign automatisch erledigt. Mittels InDesign-Scripting werden Print-Publishing-Prozesse automatisiert.

Zum Beispiel kann ein InDesign-Script einen Textrahmen erstellen, mit Text füllen und ein Absatzformat zuweisen. Komplexere Aufgaben sind ebenso möglich, wie beispielsweise die automatische Generierung von Datenblättern, Preiskatalogen oder Produktkatalogen, die Hunderte Seiten umfassen.

Für wen ist InDesign-Scripting gedacht?

Für Grafikerinnen und Grafiker erzielt InDesign-Scripting Zeitersparnisse im Arbeitsalltag und erhöht die Qualität der Produktion. Mittels InDesign-Scripting werden sich wiederholende Arbeiten in der Grafikproduktion fehlerfrei und schnell erledigt. Hunderte oder sogar Tausende von Bildern, Layouts, Preise oder andere Elemente in InDesign können in einem Durchgang angepasst werden. Diese Vorgehensweise erhöht die Produktivität und lässt mehr Zeit für Kreativität.

Mit InDesign-Scripting erreichen Führungskräfte im Marketing eine hohe Wiedererkennung der Marke durch das CI-konforme Erscheinungsbild von Katalogeinträgen. Scripting ermöglicht die Wiederverwendung von vorhandenen Daten aus einem PIM-System oder MAM-System für Effizienz und Fehlerfreiheit bei der Erstellung von Marketingunterlagen.

InDesign-Scripting erhöht den Automatisierungsgrad von Print-Publishing-Prozessen. So erhöhen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer die Qualität der Kundenkommunikation durch Standardisierung und Fehlerreduzierung. Höhere Qualität führt zu niedrigeren Produktionskosten von Katalogen und Datenblättern und einer Verkürzung des Time-to-Market. Mit InDesign-Scripting wird die Aktualität der Inhalte (Preise, Artikeldaten) gewährleistet und unterstützt so nachhaltig die Distribution und den Verkauf.

Was ist eine InDesign-Erweiterung? Was ist ein InDesign-Plugin?

Eine InDesign-Erweiterung ist eine Sammlung von InDesign-Scripts mit einer Benutzeroberfläche. Die Benutzeroberfläche bietet die Steuerung verschiedener Funktionen an.

Die Installation einer InDesign-Erweiterung erfolgt unter Mac oder Windows durch das Kopieren eines Programmpakets in ein bestimmtes Verzeichnis. Anschließend steht die Erweiterung in Adobe InDesign unter dem Menüpunkt „Fenster“ > „Erweiterungen“ zur Verfügung.

Ein InDesign-Plugin wird in C++-Code entwickelt. Ein InDesign-Plugin erweitert InDesign um komplett neue Funktionen, die nicht standardmäßig in InDesign mitgeliefert werden. Im Gegensatz dazu greifen InDesign-Erweiterungen immer auf bereits vorhandene InDesign-Funktionen zu. Da ein InDesign-Plugin schneller als ein InDesign-Script von InDesign ausgeführt wird, ist ein InDesign-Plugin die erste Wahl, wenn Verarbeitungsgeschwindigkeit höchste Priorität hat. Allerdings ist der Entwicklungsaufwand eines InDesign-Plugins höher als bei InDesign-Erweiterungen.

Mit welcher Programmiersprache werden InDesign-Erweiterungen entwickelt?

Die Benutzeroberfläche von Adobe InDesign-Erweiterungen wird mit JavaScript, HTML und CSS entwickelt. Das eigentliche Script wird mit einem speziellen Adobe JavaScript-Dialekt entwickelt, der für den Datenzugriff auf das InDesign Document Object Model (DOM) ausgelegt ist.

Seit Dezember 2022 unterstützt InDesign auch teilweise die Adobe Unified Extensibility Platform (UXP). Adobe UXP ist eine Plattform für Adobe Creative Cloud-Anwendungen, darunter Adobe Photoshop und Adobe XD. T+S beobachtet genau die weitere Entwicklung von UXP für Adobe InDesign. Sobald die Integration einen Stand erreicht hat, der die Anforderungen unserer Kunden umfassend abdecken kann, wird T+S InDesign-Erweiterungen anbieten, die mit Adobe UXP entwickelt wurden.

Viele Möglichkeiten für Publishing-Abläufe

InDesign-Scripting bietet unzählige Möglichkeiten, Publishing-Workflows zu automatisieren, zu beschleunigen und von Fehlern zu bereinigen. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie InDesign-Scripting erfolgreich in Ihrem Publishing-Prozess einsetzen können, kontaktieren Sie T+S.

Automatisieren Sie noch heute Ihre Katalogproduktion

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Neues Video! Aktualisieren Sie Preise in manuell erstellten InDesign Katalogen im Handumdrehen!

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Kategorie: Automatisierung

In Zeiten von ständigen Preisanpassungen ist es wichtig, dass Sie auch in manuell erstellten Katalogen massenhaft Preise austauschen können. Wir haben die Lösung für Sie: Mit einem individuell an Ihre InDesign-Dateien angepassten Preis-Update-Script!

Alles was wir benötigen, ist Ihre InDesign-Datei und eine Excel-Datei mit den neuen Preisen. Sehen Sie hier ein kurzes Video über das Updaten von Preisen in InDesign Dateien.

Mehr zum Aktualisieren von Preisen in Katalogen erhalten Sie im Blog-Post über das Aktualisieren von Preisen in manuell erstellten InDesign Katalogen.

Aktualisieren Sie die Preise in manuell erstellten InDesign Katalogen

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Adobe InDesign automatisieren

Automatisieren mit Adobe InDesign

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Zum Automatisieren von wiederkehrende Aufgaben in Adobe InDesign verwenden Sie JavaScript-Erweiterungen oder Plugins.  So vereinfachen Sie die Erstellung von Katalogen, Broschüren, Dokumenten, Produktdatenblättern ganz erheblich.

Zunächst kann man sagen, dass all das, was in Adobe InDesign mit der Maus und Tastatur machbar ist, sich auch automatisieren lässt. Das können einfache Aufgaben sein:

  • Suchen nach Texten und Ersetzen durch anderen Text
  • Automatische Formatierung von Brüchen auf einer Seite mit GREP
  • Komplette InDesign-Datei oder eine Seite als PDF-Dokument speichern

Komplexere Prozesse lassen sich auch automatisieren:

  • Automatisch Textrahmen und Grafikrahmen erstellen und mit Inhalten füllen
  • Textinhalte aus einer InDesign-Datei auslesen und in eine Textdatei schreiben
  • Einlesen von Texten aus externen Datenquellen (XML, CSV, Datenbank, PIM-System)
  • Automatisch Barcodes oder QR-Codes erzeugen und neben der Artikelnummer im Katalog platzieren
  • Vollautomatische Erstellung von Katalogen, Preislisten mit XML-Rules und dynamischen Formatierungen

Wie InDesign automatisieren?

Adobe InDesign verfügt – wie fast alle Programme aus der Adobe Creative Suite – über eine Scripting-Schnittstelle. Mit dieser Scripting-Schnittstelle kann ein Entwickler auf die interne Dokumentenstruktur eines InDesign Dokuments zugreifen: Inhalte werden ausgelesen, verändert oder neu erzeugt. Die Scripting-Schnittstelle in Adobe InDesign Scripting kann mit dreierlei Programmiersprachen angesprochen werden: mit Microsoft VisualBasic, mit AppleScript und mit einem JavaScript-Dialekt ExtendScript. Bei der Javascript-Variante sind die damit erstellen Scripte und Erweiterungen sowohl auf Apple als auch auf Windows lauffähig.

Warum InDesign automatisieren?

Nun, ganz einfach. Lieber einen wiederkehrenden Prozess ein einziges Mal programmieren und automatisieren, als den selben Ablauf tausende Male manuell ausführen zu müssen. Mit einer Automatisierung ist sichergestellt, dass Inhalte jedes Mal vollständig und fehlerfrei erstellt werden.

Wir bei T+S unterstützen Sie mit der Entwicklung von individuellen Scripten, Erweiterungen und Plugins für die Desktop Version von Adobe InDesign, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Für Web-to-Print Anforderungen automatisieren wir Adobe InDesign Server. Damit erzeugen Sie direkt aus Datenbanken Produktblätter, personalisierte Broschüren oder ganze Kataloge.

Wie gehen wir bei der Automatisierung von InDesign vor?

Am Anfang analysieren wir die Datenstrukturen Ihrer InDesign Dokumente und Ihre Datenquellen. Dann erstellen wir Ihnen ein Angebot für die Entwicklung eines individuellen InDesign Scripts oder Plugins, das speziell auf Ihre Automatisierungsanforderungen zugeschnitten ist. Nach der Fertigstellung der InDesign Erweiterung installieren Sie das Script in Ihrem InDesign und nutzen fortan die Vorteile der InDesign Automatisierung.

Noch ein paar Worte zur fertigen Lösung: Unsere Scripte haben eine interaktive Oberfläche, die Sie wie andere InDesign Panels mit der Maus bedienen und wo Sie Voreinstellungen hinterlegen – eine durch und durch professionelle Lösung.

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