Effizienter Katalogaufbau: So integrieren Sie externe Datenquellen automatisch in Ihre InDesign-Erweiterung

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Automatisierte Katalogerstellung mit Adobe InDesign: externe Datenquellen direkt im Layout nutzen

Jede Aktualisierung Ihres Katalogs kostet Nerven: neue Preise, geänderte Artikel, frische Bilder – und Sie schieben Daten endlos von Excel nach Adobe InDesign. Doch was wäre, wenn Ihr Katalog alle Änderungen automatisch ins Layout zieht? Direkt aus Excel, Ihrem ERP- oder PIM-System – ohne aufwändiges Kopieren, ohne Fehler, ohne Stress.

Externe Datenquellen in InDesign integrieren und Pflegezeiten über 90 % reduzieren

Mit einer intelligenten und direkten Anbindung externer Datenquellen mittels einer InDesign-Erweiterung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch die typischen Fehler manueller Pflege. Unternehmen, die ihre Preisdaten automatisiert synchronisieren, berichten von über 90 % weniger Pflegeaufwand und erheblich kürzeren Produktionszeiten. Ihr Team gewinnt wieder Zeit fürs eigentliche Design statt Stunden mit mühsamem Copy & Paste zu vergeuden.

Typische Datenquellen für Produktdaten sind:

  • CSV- oder Excel-Dateien (XLSX)
  • XML-Dateien
  • JSON-Dateien
  • Direkte Anbindungen an ERP- oder PIM-Systeme

Methoden im Überblick

Copy & Paste von Tabellendaten – Einstiegslösung

Der InDesign-Nutzer öffnet Excel, kopiert einen Tabellenblock in die Zwischenablage und fügt diese Daten in ein Textfeld in der InDesign-Erweiterung ein. Die InDesign-Erweiterung prüft, ob alle erwarteten Spaltennamen vorhanden sind. Damit werden Fehler beim Kopieren vermieden. Anschließend erzeugt die InDesign-Erweiterung mit den eingefügten Daten das Kataloglayout oder aktualisiert einen Preiskatalog.

Datei-Import per Dialog – Solide Basis

Der InDesign-Nutzer öffnet in der InDesign-Erweiterung eine Datei-Dialog-Maske, navigiert zur Datendatei und liest CSV-Dateien, XML-Dateien, Excel-Dateien oder JSON-Dateien ein. Die InDesign-Erweiterung prüft auch hier die Daten auf Konsistenz und übernimmt nur fehlerfreie Inhalte. Im nächsten Schritt verwendet die InDesign-Erweiterung die eingelesenen Daten um einen Katalog zu erzeugen oder Preise zu aktualisieren.

REST-API Integration – Profi-Methode

Die effizienteste Lösung, um Daten in Ihre InDesign-Erweiterung zu bringen, ist eine direkte Verbindung zum externen Programm. Viele ERP- oder PIM-Systeme bieten dafür eine REST-Schnittstelle an, über die Ihre Erweiterung die Daten automatisch abruft. Das Beste daran: Mit nur einem Klick stehen Ihnen alle aktuellen Informationen sofort in InDesign zur Verfügung – bereit, um ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeitet zu werden.

Automatischer Import (File Watcher)

Beim Start der InDesign-Erweiterung werden Daten (XML, CSV, JSON) aus einem voreingestellten Verzeichnis in die InDesign-Erweiterung eingelesen. Diese Dateien können von externen Programmen aktualisiert werden. Bei jeder Veränderung der Dateien liest sie die Erweiterung neu ein.

Externe Trigger mit InDesign Server

Für große Datenmengen im Hintergrund: Der Adobe InDesign-Server erstellt automatisch fertige Produktblätter, sobald externe Anwendungen neue Daten bereitstellen. Der Prozess eignet sich für vollautomatische Publikationserstellung ohne Interaktion durch einen Anwender.

Praxisnutzen: Von Tagen zu Stunden

Stellen Sie sich vor: Statt Stunden mit Copy & Paste zu verlieren, benötigen Sie nur noch wenige Minuten für einen kompletten Katalog-Update. Kunden, die ihre Preislisten mit einer InDesign-Erweiterung von T+S automatisiert aktualisieren, sparen regelmäßig über 90 % Zeit und vermeiden teure Korrekturläufe.

Fazit: Ihr nächster Effizienzsprung

Automatisierte Datenintegration macht aus InDesign Ihr produktivstes Werkzeug. Keine mühsame Handarbeit, keine fehlerhaften Tabellen – nur saubere Layouts in Rekordzeit.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt: Buchen Sie ein kurzes Beratungsgespräch und sehen Sie live, wie einfach Ihr Katalogprozess automatisiert werden kann.

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Handzettel und Flyer werden mit InDesign-Script schneller generiert und das Workflow automatisiert.

Werbe-Handzettel mit InDesign und Microsoft Dynamics NAV (Navision) im Handumdrehen erstellen

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Kategorie: ERP Konnektivität

Ein Marketing-Manager aus Norddeutschland kontaktierte T+S mit der Anforderung wöchentliche Werbe-Handzetttel schneller und fehlerfreier zu erstellen.

Das bisherige Verfahren, mit Kopieren und Einfügen die Preise und Beschreibungen aus einer Excel-Datei in ein InDesign-Dokument zu übertragen, war sehr aufwändig. Die zu den Angeboten passenden Abbildungen wurden aus einer komplexen Ordnerstruktur herausgesucht und im InDesign-Dokument platziert. Das Vorgehen resultierte in einem erhöhten Aufwand beim Korrekturlesen um die unvermeidlichen Fehler beim manuellen Copy & Paste alle zu korrigieren.

Aber es gibt einen besseren Weg – InDesign-Scripting! T+S entwickelte eine kundenindividuelle InDesign Erweiterung um Adobe InDesign direkt mit einem REST-Service in Microsoft Dynamics NAV (Navision) zu verbinden. Diese InDesign Extension ermöglicht es den Grafikern die wöchentlichen Werbe-Handzettel schneller und fehlerfrei mit aktuellen Preisen, Produktbeschreibungen und Produktabbildungen in einheitlichen Vorlagen zu platzieren.

Die Grafiker nutzen die InDesign Erweiterung, indem sie sich zunächst an einem Webservice an der Microsoft Dynamics NAV Datenbank anmelden. Nach der Auswahl der Kampagne zeigt das InDesign Panel alle Artikelinformationen mit Preisen und Abbildungen an, die direkt aus Navision gelesen werden. Nach Auswahl des gewünschten Artikels platziert der Grafiker die Artikeldaten direkt in vorbereiteten Vorlagen auf den InDesign-Seiten. Der Werbe-Handzettel wird so im Handumdrehen in einem einheitlichen Layout und mit aktuellen Daten und Abbildungen erstellt.

Der Einsatz dieser Extension bei unserem Kunden hat die Produktion der Flyer enorm beschleunigt und stark vereinfacht. Übertragungsfehler bei Preisen und Artikelbeschreibungen gehören der Vergangenheit hat.

Preise sind immer aktuell und für die Veröffentlichung freigegeben. Durch die Darstellung von Artikelvorschaubilder direkt im Panel ist Auswahl der passenden Abbildungen ein Kinderspiel.

Sollte ein Last-Minute-Update der Preise notwendig sein, so kann der Grafiker mit wenigen Klicks die aktuellen Preise aus Microsoft Dynamics NAV abrufen und im Handzettel-Dokument die alten Preise gegen die neuen Preise austauschen, ohne manuell vorgenommene Änderungen an Artikelbeschreibungen zu überschreiben.

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Viele Datenquellen in InDesign-Scripting Workflows

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Kategorie: ERP Konnektivität

Wir bei T+S werden immer wieder mal von unseren Kunden gefragt, an welche Datenquellen InDesign-Scripting Extensions bzw. Plugins angeschlossen werden können.

Zunächst kann man zwischen Online-Datenquellen und Offline-Datenquellen unterscheiden. Eine Online-Datenquelle stellt einen direkten Live-Zugriff auf eine Datenbank oder ein PIM-System her. Dagegen ist eine Offline-Datenquelle immer eine Datei, die von einem Datensystem erzeugt wurde, und die dann zu einem späteren Zeitpunkt durch InDesign verarbeitet wird. Beide Varianten können Vor- und Nachteile haben, die vom jeweiligen Einsatz anhängen.

InDesign-Extensions bzw. Plugins können folgende Offline-Datenquellen anbinden:

  • Excel-Dateien
  • CSV-Dateien
  • XML-Dateien
  • JSON-Dateien

Bei den Onliine-Datenquellen sind zu erwähnen:

  • Web Service (REST oder SOAP)
  • ODBC-Datenbankzugriff
  • Nativer Datenbanktreiber

Excel-Dateien

Excel-Dateien können von einem InDesign-Plugin direkt eingelesen werden. Wir bei T+S empfehlen es allerdings nicht, da Excel-Dateien sehr viele „Fallstricke“ wie »ausgeblendete Spalten«, »Formatierte Zellen« oder „angewendete Filterbedingungen« enthalten können. Diese Varianten müssen beim Import berücksichtigt werden und machen die Entwicklung der Import-Routine aufwändig, bevor man überhaupt zur eigentlichen Aufgabe – der Automatisierung – gekommen ist.

Eleganter ist es, den Inhalt einer Excel-Datei über die Zwischenablage mit Copy & Paste in ein Textfeld innerhalb eines von T+S entwickelten Plugins einzufügen. Der Weg über die Zwischenablage entfernt alle Formatierungen und macht den Importvorgang schnell und überschaubar. Durch dieses Vorgehen erhält man immer eine mit Tabulatoren separierte Textdatei.

CSV-Dateien

CSV-Dateien sind flache Textdateien, die in der ersten Zeile eine Kopf-Definition der Datenfelder und ab der zweiten Zeile die eigentlichen Daten beinhalten. Datenfelder eines Datensatzes sind normalerweise mit Komma, Semikolon oder Tabulator getrennt. Wenn die Feldtrennzeichen auch innerhalb der eigentlichen Nutzdaten vorkommen, so müssen die Felder mit Anführungszeichen begrenzt werden.

XML-Dateien

XML-Dateien stellen eine elegante und effiziente Möglichkeit dar, um Daten mit mehrstufigen Hierarchien (1:n-Beziehungen) von einer Quelle zu beziehen. Mit einem InDesign-Plugin XML-Dateien mit mehreren Hundert Megabyte zu verarbeiten ist problemlos möglich. Zwischen Generieren der XML-Dateien und dem Einlesen kann allerdings etwas Zeit liegen.

JSON-Dateien (JavaScript Object Notation)

JSON-Dateien finden eher im Datenaustausch mit Web Services ihre Anwendung. Sie sind – wie XML-Dateien – eine elegante und effiziente Möglichkeit um strukturierte hierarchische Daten von einem Datenbanksystem an ein Plugin zu übertragen. 

Web Service (REST oder SOAP)

Ein Web Service ist ein Dienst, der Daten über http oder https zur Verfügung stellt. Dieser Dienst erhält seine Daten normalerweise aus einer Datenbank oder einem PIM-System.

Wenn ein InDesign-Plugin Daten von einem Web Service bezieht, liegt der große Vorteil in der Aktualität der Daten, da der Zugriff online stattfindet. Bei CSV-, XML- oder JSON-Daten liegt immer eine gewisse Zeitspanne zwischen Erstellen der Daten und dem Einlesen der Daten in das Plugin.

Nativer Datenbanktreiber

Für Microsoft SQL Server und MySQL gibt es es JavaScript Bibliotheken, die wir erfolgreich eingesetzt haben um direkt auf Datenbanken zuzugreifen. Der Vorteil ist wie beim Web Service die Aktualität der Daten, da der Zugriff online stattfindet.

Bei jedem Update der Datenbank stellt sich allerdings im Vorfeld die Frage, ob  anschließend der Zugriff vom Plugin auf die Datentabellen noch funktionieren wird. Man sollte deshalb die Vorteile und Nachteile genau abwägen.

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