Wie Sie Ihre manuell gestalteten Preiskataloge in Adobe InDesign zukunftssicher machen

Preiskataloge sind das Herzstück vieler Unternehmen – doch gerade manuell gestaltete Kataloge können im Laufe der Jahre schnell unübersichtlich, inkonsistent oder schwer wartbar werden. Mit ein paar bewährten Methoden und den richtigen InDesign-Funktionen sichern Sie sich langfristig Effizienz, Konsistenz und Aktualität. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Preiskataloge zukunftssicher gestalten.

Best Practices: Formate, Musterseiten und Vorlagen

Ein sauber strukturierter Katalog basiert auf konsequenter Nutzung von Zeichen-, Absatz-, Objekt-, Tabellen- und Zellenformaten. Diese Formate sind das Fundament für effizientes Arbeiten und ein einheitliches Erscheinungsbild:

• Arbeiten Sie schneller mit Formaten: Statt jede Überschrift, jeden Preis und jede Produktbeschreibung einzeln zu formatieren, definieren Sie einmal ein Format und wenden es beliebig oft an. Änderungen – etwa an der Schriftgröße oder Farbe – lassen sich zentral steuern: Sie passen das Format an, und alle betroffenen Elemente im gesamten Katalog aktualisieren sich automatisch.
• Erschaffen Sie Konsistenz über Jahre: Selbst wenn verschiedene Grafiker an Ihrem Katalog arbeiten, bleibt das Layout dank der Formate und Vorlagen immer einheitlich. Das sorgt für einen professionellen Auftritt und erleichtert die Pflege über viele Ausgaben hinweg.
• Bleiben Sie flexibel bei Designänderungen: Soll das Erscheinungsbild Ihres Katalogs modernisiert werden, ändern Sie einfach die hinterlegten Formate – und das komplette Dokument passt sich an.
• Strukturieren Sie  Dokumente effizient: Nutzen Sie Musterseiten für wiederkehrende Elemente wie Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen oder Logos. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.
• Verwalten Sie umfangreiche Kataloge optimal: Bei sehr umfangreichen Katalogen empfiehlt sich die InDesign-Buchfunktion. Sie können viele kleinere InDesign-Dateien (z. B. je 50–100 Seiten) zu einem Buch zusammenfassen. Das erleichtert die Verarbeitung, hält die Dateigröße gering und ermöglicht die zentrale Steuerung von Formaten und Layouts über alle Einzeldokumente hinweg.

Automatisierung: Preisaktualisierungen auf Knopfdruck

Manuelle Preisupdates sind fehleranfällig und zeitaufwendig. Moderne InDesign-Erweiterungen von T+S bieten hier enorme Vorteile:

• Binden Sie Ihre Preisdaten direkt an: Verbinden Sie Ihren Katalog direkt mit Ihrer Preisquelle – etwa einem ERP-System oder einer Excel-Datei. So werden Preisänderungen automatisch auf Knopfdruck in das Layout übernommen. Über Protokolldateien erhalten Sie schnelle Rückmeldung, wenn Artikelnummern im Katalog keine entsprechende Preisinformation im ERP-System haben sollten.
• Aktualisieren Sie mit einem Klick: Ein Klick genügt, und alle Preise im Katalog sind auf dem neuesten Stand. Das minimiert Fehler und spart Zeit. Last-Minute-Änderungen an Preisen auch kurz vor Drucklegung problemlos möglich.
• Immer aktuelle Katalogpreise: Ihre Kunden erhalten stets die korrekten Preise – und Sie vermeiden unprofessionelle Notlösungen wie Aufkleber mit Preisaufschlägen.

Effiziente und zukunftssichere Katalogproduktion

Mit der konsequenten Nutzung von InDesign-Formaten, Musterseiten, der Buchfunktion und modernen Automatisierungslösungen machen Sie Ihre Preiskataloge nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicher. So bleibt Ihr Katalog auch in den kommenden Jahren flexibel, aktuell und professionell – unabhängig davon, wer ihn pflegt oder wie sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.

Automatische Textkürzungen in Adobe InDesign: Effizienzsteigerung durch InDesign-Scripting im Zusammenspiel mit KI

Wenn der Abgabetermin für die Broschüre an die Druckerei näher rückt, steigt die Nervosität aller Beteiligten. Grafikern und Textern bleibt oft nichts anderes übrig, als Überstunden zu leisten, um die Publikation rechtzeitig und in der gewünschten Qualität fertigzustellen. Wäre es da nicht hilfreich, die Abstimmungsprozesse zwischen Grafik, Lektorat und Textern im Vorfeld zu straffen, um Stress zu vermeiden?

Die Aufgabenstellung: In einem Verlag wurden Manuskripte bisher an Grafiker übergeben, die diese in das Reinlayout in einem InDesign-Dokument übertrugen. Dabei stellte sich oft heraus, dass manche Texte zu lang für die vordefinierten Textrahmen im InDesign-Layout waren. Die zu langen Texte mussten dann von den Textern gekürzt und erneut an die Grafiker geliefert werden. Dieser Prozess wiederholte sich teilweise mehrfach, bis alle Texte genau die richtige Länge aufwiesen. Der Verlag benötigte daher eine Erweiterung für Adobe InDesign, die mittels InDesign-Scripting überlaufenden Text in Textrahmen automatisch so bearbeitet, dass kein Überlauf mehr entsteht. Mithilfe von KI-Funktionen sollten Texte gekürzt werden, indem Nebensätze gestrichen, Synonyme verwendet, Füllwörter vermieden und Adjektive eingesetzt werden.

Die Lösung: T+S entwickelte eine Adobe InDesign-Erweiterung, mit der der Grafiker bestimmen kann, durch welche Maßnahmen ein Text gekürzt werden soll:

• Nebensätze streichen
• Synonyme verwenden
• Füllwörter vermeiden
• Adjektive verwenden

Die Erweiterung erstellt automatisch einen KI-Prompt mit Kürzungsanweisungen und dem zu kürzenden Text, der an OpenAI gesendet wird. Anschließend wird von der InDesign-Erweiterung der gekürzte Text anstelle des ursprünglichen langen Textes in den Textrahmen eingesetzt. Sollte der Text noch immer zu lang sein, werden je nach Einstellung entweder vollautomatisch angepasste KI-Prompts durch die InDesign-Erweiterung erstellt, oder der Grafiker gibt explizite Anweisungen welche weiteren Kürzungsmaßnamen vorgenommen werden sollen.

Die KI kürzt den Text so, dass er in den Textrahmen passt und gleichzeitig die zentrale Aussage des Textes erhalten bleibt. Durch den Einsatz von KI sparen Layouter, Texter und Lektorat wertvolle Zeit. Das aufwändige Hin und Her bei der Kürzung von Texten gehört der Vergangenheit an. Die lange Version des Textes bleibt im Hintergrund des InDesign-Dokuments erhalten. Sollte die maschinengenerierte Kürzung nicht optimal sein, kann die ursprüngliche Version des Textes jederzeit durch den Grafiker wiederhergestellt und anschließend manuell durch den Texter gekürzt werden.

Durch die Verknüpfung von InDesign-Scripting mit künstlicher Intelligenz (KI) konnte der Kunde die internen Abstimmungsprozesse deutlich verkürzen und effizientere Abläufe bei der Erstellung von Publikationen schaffen, was wiederum alle Beteiligten entlastet.

Effiziente Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in InDesign-Preiskatalogen

Die Aktualisierung von Preisen in einem manuell erstellen InDesign-Preiskatalog steht an. Einen Blick in den Katalog verrät: Die Preise sind mit Staffeln verbunden, organisiert in Tabellen. Jede Tabelle wartet darauf, abgearbeitet zu werden. Das erfordert stundenlanges, ja tagelanges, Kopieren und Einfügen, aus einer Excel-Tabelle rein ins InDesign-Dokument.

Und wenn nicht nur die Preise, sondern auch die Staffelmengen, zu aktualisieren sind? Dann gibt es eben noch mehr Arbeit pro Tabelle. Die Preisstaffeln im InDesign-Dokument müssen doch an die neuen Vorgaben einer Excel-Tabelle aus dem ERP-System angepasst werden.

Die Aktualisierung eines Kataloges mit 2000 Artikeln und 4 Staffelmengen pro Artikel kann inklusive Korrekturlesen schon mal zwei bis drei Wochen in Anspruch nehmen.

Zusätzlich ist die manuelle Aktualisierung durch das ständige Kopieren und Einfügen sehr fehleranfällig. Es ist verständlich, dass solche Aufgaben gerne aufgeschoben werden und unter Grafikern unbeliebt sind.

Automatisches Update  von Preislisten mit InDesign-Plugin

Wir von T+S erleichtern Ihnen die Aktualisierung von Staffelpreisen und Staffelmengen in Ihrem Preiskatalog – mithilfe einer speziellen InDesign-Erweiterung verbinden wir Excel mit InDesign. Damit bringen Sie alle Preise und Staffelmengen in jeder Tabelle und jedem Block blitzschnell und fehlerfrei auf den neuesten Stand.

So entsteht ein optimierter Produktkatalog mit genauen und aktuellen Informationen, unabhängig von der Anzahl der dargestellten Staffelpreise.