Automatisierte Katalogerstellung mit Adobe InDesign: externe Datenquellen direkt im Layout nutzen

Jede Aktualisierung Ihres Katalogs kostet Nerven: neue Preise, geänderte Artikel, frische Bilder – und Sie schieben Daten endlos von Excel nach Adobe InDesign. Doch was wäre, wenn Ihr Katalog alle Änderungen automatisch ins Layout zieht? Direkt aus Excel, Ihrem ERP- oder PIM-System – ohne aufwändiges Kopieren, ohne Fehler, ohne Stress.

Externe Datenquellen in InDesign integrieren und Pflegezeiten über 90 % reduzieren

Mit einer intelligenten und direkten Anbindung externer Datenquellen mittels einer InDesign-Erweiterung sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch die typischen Fehler manueller Pflege. Unternehmen, die ihre Preisdaten automatisiert synchronisieren, berichten von über 90 % weniger Pflegeaufwand und erheblich kürzeren Produktionszeiten. Ihr Team gewinnt wieder Zeit fürs eigentliche Design statt Stunden mit mühsamem Copy & Paste zu vergeuden.

Typische Datenquellen für Produktdaten sind:

• CSV- oder Excel-Dateien (XLSX)
• XML-Dateien
• JSON-Dateien
• Direkte Anbindungen an ERP- oder PIM-Systeme

Methoden im Überblick

Copy & Paste von Tabellendaten – Einstiegslösung

Der InDesign-Nutzer öffnet Excel, kopiert einen Tabellenblock in die Zwischenablage und fügt diese Daten in ein Textfeld in der InDesign-Erweiterung ein. Die InDesign-Erweiterung prüft, ob alle erwarteten Spaltennamen vorhanden sind. Damit werden Fehler beim Kopieren vermieden. Anschließend erzeugt die InDesign-Erweiterung mit den eingefügten Daten das Kataloglayout oder aktualisiert einen Preiskatalog.

Datei-Import per Dialog – Solide Basis

Der InDesign-Nutzer öffnet in der InDesign-Erweiterung eine Datei-Dialog-Maske, navigiert zur Datendatei und liest CSV-Dateien, XML-Dateien, Excel-Dateien oder JSON-Dateien ein. Die InDesign-Erweiterung prüft auch hier die Daten auf Konsistenz und übernimmt nur fehlerfreie Inhalte. Im nächsten Schritt verwendet die InDesign-Erweiterung die eingelesenen Daten um einen Katalog zu erzeugen oder Preise zu aktualisieren.

REST-API Integration – Profi-Methode

Die effizienteste Lösung, um Daten in Ihre InDesign-Erweiterung zu bringen, ist eine direkte Verbindung zum externen Programm. Viele ERP- oder PIM-Systeme bieten dafür eine REST-Schnittstelle an, über die Ihre Erweiterung die Daten automatisch abruft. Das Beste daran: Mit nur einem Klick stehen Ihnen alle aktuellen Informationen sofort in InDesign zur Verfügung – bereit, um ohne zusätzlichen Aufwand weiterverarbeitet zu werden.

Automatischer Import (File Watcher)

Beim Start der InDesign-Erweiterung werden Daten (XML, CSV, JSON) aus einem voreingestellten Verzeichnis in die InDesign-Erweiterung eingelesen. Diese Dateien können von externen Programmen aktualisiert werden. Bei jeder Veränderung der Dateien liest sie die Erweiterung neu ein.

Externe Trigger mit InDesign Server

Für große Datenmengen im Hintergrund: Der Adobe InDesign-Server erstellt automatisch fertige Produktblätter, sobald externe Anwendungen neue Daten bereitstellen. Der Prozess eignet sich für vollautomatische Publikationserstellung ohne Interaktion durch einen Anwender.

Praxisnutzen: Von Tagen zu Stunden

Stellen Sie sich vor: Statt Stunden mit Copy & Paste zu verlieren, benötigen Sie nur noch wenige Minuten für einen kompletten Katalog-Update. Kunden, die ihre Preislisten mit einer InDesign-Erweiterung von T+S automatisiert aktualisieren, sparen regelmäßig über 90 % Zeit und vermeiden teure Korrekturläufe.

Fazit: Ihr nächster Effizienzsprung

Automatisierte Datenintegration macht aus InDesign Ihr produktivstes Werkzeug. Keine mühsame Handarbeit, keine fehlerhaften Tabellen – nur saubere Layouts in Rekordzeit.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt: Buchen Sie ein kurzes Beratungsgespräch und sehen Sie live, wie einfach Ihr Katalogprozess automatisiert werden kann.