Vollautomatische Serienbriefe: von CRM-Daten zur druckfertigen PDF-Datei mit Adobe InDesign Server

Wie T+S Ihre Marketing-Abteilung durch InDesign-Automatisierung entlastet

Beim Thema Serienbrieferstellung denken viele Marketing- und IT-Experten zunächst an Microsoft Word. Doch wenn es um großvolumige, vollautomatisierte Serienbriefkampagnen geht, stößt Word schnell an technische und organisatorische Grenzen.

Adobe InDesign Server ist dagegen speziell für die automatisierte Generierung umfangreicher, hochwertiger Druckdateien konzipiert und eignet sich ideal für datenbankgestützte Serienbriefe und personalisierte Print-Kampagnen.

Ein Fall aus der Praxis: ein typisches Szenario für die automatische Serienbrieferstellung mit Adobe InDesign Server

Ein Unternehmen, das täglich rund 15.000 Serienbriefe erzeugt, pflegt seine Adressdaten in einem CRM-System wie Salesforce. Dort werden auch zusätzliche Parameter (Metadaten) gespeichert, die für die Durchführung der Kampagnen erforderlich sind.

Die Marketingabteilung erstellt und verwaltet passende InDesign-Vorlagen für die jeweiligen Serienbriefaktionen auf dem InDesign Server. Die Struktur der Vorlagen wurde von T+S entwickelt, um die Adress- und Metadaten aller Kampagnen einheitlich abbilden zu können. Sobald eine Kampagne startet, sendet das CRM-System alle relevanten Adress- und Kampagnendaten an den Server. Eine von T+S entwickelte InDesign-Erweiterung empfängt die Daten und bereitet sie für die Weiterverarbeitung auf. Anschließend verknüpft die InDesign-Erweiterung die Adress- und Metadaten mit den hinterlegten Vorlagen zu einem Serienbrief. Nach Abschluss der Verarbeitung entsteht eine druckfertige PDF-Datei, die direkt weiterverarbeitet oder versendet werden kann.

Vorteile der Automatisierung erzielen hohe Effizienz und Kostenreduzierung

Der gesamte Prozess läuft vollautomatisch. Nutzerinteraktionen beschränken sich auf die Selektion der gewünschten Zielgruppe im CRM-System – alle weiteren Schritte bis zur fertigen, personalisierten PDF-Datei erfolgen ohne manuelles Eingreifen.

Durch diesen hohen Automatisierungsgrad sinkt der Zeitaufwand erheblich, gleichzeitig werden Fehlerquellen minimiert, die bei der manuellen Erstellung von Serienbriefen mit Office-Programmen typischerweise auftreten. So lassen sich großvolumige, personalisierte Mailings effizient, reproduzierbar und in gleichbleibend hoher Qualität produzieren.

Darüber hinaus trägt die Automatisierung entscheidend dazu bei, Prozesse in großem Umfang zu skalieren – etwa wenn Kampagnen kurzfristig erweitert oder auf neue Zielgruppen ausgeweitet werden. Gleichzeitig gewährleistet sie, dass alle personalisierten Inhalte, Layouts und visuellen Elemente den zentral definierten Markenrichtlinien entsprechen, was zu einem konsistenten, professionellen Markenauftritt über alle Kommunikationskanäle hinweg führt.

Wann T+S Ihre erste Wahl für InDesign Automatisierung ist

T+S unterstützt Sie bei der Einrichtung von Datenquellen, der Datenausleitung aus CRM-, ERP- oder Marketing-Automation-Systemen und der vollständigen Automatisierung der Serienbrieferstellung mit Adobe InDesign Server. Dank jahrzehntelanger Erfahrung in der Automatisierung von Adobe InDesign und Adobe InDesign Server erhalten Sie eine Lösung, die exakt auf Ihren Anwendungsfall, Ihre Workflows und Ihr Systemumfeld zugeschnitten ist.